Sarah Z

L'accompagnement des clients Ivolve

L'organisme de formation d'Ivolve

Obtenir la certification Qualiopi

S'appuyer sur Semawe dans la réalisation

Admission de nouveaux associés

Perte du statut d'associé

Participer aux réunions d'associés

Assumer et porter l'image de l'entreprise

Porter la raison d'être de Semawe

Participer activement, de manière sincère, solidaire et constructive, à la vie et à la gouvernance de Semawe.

Etre en veille sur la recherche de nouveaux associés

Accueillir les nouveaux associés

Présenter les statuts de la Scop aux nouveaux associés

Souscrire chaque année des parts sociales

Participer aux AGO et AGE

Faciliter les Réunions de Triage régulières du Cercle

Faciliter le Processus de Gouvernance du Cercle

Déclencher de nouvelles élections pour les Rôles élus du Cercle à l'expiration de leur mandat

Vérifier les réunions et les registres d’un Sous-Cercle sur demande et de déclarer une Rupture de Processus s'il en découvre une

Recrutements de salariés ou stagiaires

Répondre aux candidatures spontanées

Rencontrer les potentiels associés

Assurer le suivi administratif pour les stages

Organiser l'accueil de la personne recrutée

Affectation des rôles pour les rôles du Cercle

Nommer les meilleures personnes pour les rôles

Créer les campagnes d'emailing

Programmer les campagnes

Gérer la mise à jour de la BDD

Gérer le planning d'envoi des emailings

Veiller au rythme de sollicitation de la BDD

S'assurer de la cohérence visuelle des différents emailings

Analyser la performance de chaque campagne

Extraire les leads pour le rôle Vente

Ligne éditoriale du Journal

Définir les sujets avec le rôle Plume

Gérer le processus de la rédaction à la publication

Fournir au rôle E-mailing des contenus pour les newsletter trimestrielles

Editer régulièrement un journal papier

Rédiger les articles en cohérence avec la ligne éditoriale fixée par Journal

Faire relire le texte par le rôle Relecture

Proposer un visuel pour accompagner la publication

Rédiger la méta description des articles

Informer Journal de toute impossibilité à tenir le planning de publication prévu

Déposer le visuel illustrant l'article dans le dossier Drive du blog

Nommer les images dans le respect des bonnes pratiques OPQUAST

Donner des conseils aux Rôles Site web, Wahou et Plume sur les bonnes pratiques d'écriture et d'ergonomie web.

Chercher à comprendre les Tensions transmises par les leaders de rôles du Cercle

Discerner les Tensions qu'il est approprié de traiter dans le Cercle qui inclus ce Cercle

Traiter les tensions au sein du Cercle le plus large pour supprimer les contraintes qui pèsent sur le Cercle

Tous les registres de gouvernance du cercle

Organiser régulièrement des Réunions de Triage pour le Cercle

Saisir et publier les résultats des Réunions de Triage

Organiser régulièrement des Réunions de Gouvernance pour le Cercle

Saisir et publier les résultats du Processus de Gouvernance du Cercle

Interpréter à la demande la Constitution ainsi que tout ce qui relève et découle de son autorité

Le confort matériel des stagiaires

S'assurer que les locaux soient propre et en état de recevoir du public

Vérifier la disponibilité, et au besoin compléter, les stocks de consommable (café/thé, chocolat, produits d'hygiène)

Mettre à disposition des Formateur les moyens matériels dont il a besoin [Q]

Tous les documents papiers nécessaires à un OF en règle

A partir de 2020, scanner et classer dans le classeur dédié à Grenoble et dans le Drive : feuilles d’émargement des stagiaires, les fiches évaluation et les étoiles auto-évaluation pour chaque formation

Analyser le besoin des stagiaires avant de concevoir le déroulé de la formation [Q]

Concevoir son déroulé avant la formation sur SessionLab [Q]

Concevoir ses supports pédagogiques

Consulter les résultats du questionnaire d'attentes des stagiaires avant la formation [Q]

Animer la formation

Faire signer les feuilles de présence

Remettre ou envoyer par mail les ressources pédagogiques aux stagiaires après la formation si cela est pertinent [Q]

Remplir le bilan formateur [Q]

Formuler un feedback entre co-formateurs après formation dans le canal Slack concerné (quand co-animation il y a) [Q]

Fournir au rôle Archive les documents administratifs pour archivage [Q]

Participer aux réunions de démarche d'amélioration continue [Q]

Prépare son matériel d'animation en amont de la formation [Q]

Réaliser une veille sur les innovations pédagogiques [Q]

Diffuser les informations utiles dans le canal Slack of-innovations-pédagogiques [Q]

Améliorer le contenu des ressources pédagogiques pour intégration par Ressources pédagogiques

Maintenir la certification d'organisme de formation

Préparer l'audit de certification & suivi

Tous les registres de gouvernance du cercle

Organiser régulièrement des Réunions de Triage pour le Cercle

Saisir et publier les résultats des Réunions de Triage

Organiser régulièrement des Réunions de Gouvernance pour le Cercle

Saisir et publier les résultats du Processus de Gouvernance du Cercle

Interpréter à la demande la Constitution ainsi que tout ce qui relève et découle de son autorité

Réaliser la veille [Q]

Diffuser les informations utiles dans le canal Slack #of-législation [Q]

Relever quotidiennement le courrier dans la boite aux lettres

Faire le suivi du courrier

Archiver le courrier (Drive et classeurs)

Saisir tous les frais engagés dans Jenji

S'assurer que tous les champs sont remplis lors de l'import d'un justificatif de dépense

Aider l'équipe à uniformiser les pratiques dans Dolibarr

Chercher à comprendre les Tensions transmises par les leaders de rôles du Cercle

Discerner les Tensions qu'il est approprié de traiter dans le Cercle qui inclus ce Cercle

Traiter les tensions au sein du Cercle le plus large pour supprimer les contraintes qui pèsent sur le Cercle

Renseigner ses frais dans Jenji

Renseigner ses congés chaque mois dans le canal Slack dédié, avant le 20 du mois

Se repositionner chaque année dans la matrice de compétences avec Qualité [ISO]

Supprimer les comptes créés par les anciens salariés de Semawe sur les plate-formes de travail et réseaux sociaux

Aider l'équipe au suivi des factures impayées

Déclarer les chiffres de la TVA sur impots.gouv.fr avant le 24 de chaque mois.

Payer la TVA due chaque mois.

Archiver dans le Drive l'attestation de déclaration de la TVA et le justificatif de paiement de la TVA

Enregistrement des virements sur Dolibarr

Notifier la chaine slack compta quand des virements sont saisis.

Enregistrer les virements dans le baroscop.

Planifier les dates des formations [Q]

Planifier les dates des journées découverte Holacratie

Planifier les dates des groupes de pairs de facilitation

Coordonner les formateurs & coachs sur les interventions [Q]

Choisir les sous-traitants

Facturer les clients le jour de la fin de la presta (sauf pour les prestations de Formation qui sont facturées par le WD40 du cercle OF)

Envoyer les CGV de Semawe aux nouveaux clients et les récupérer signées

Envoyer les devis et les récupérer signés

Animer l'équipe projet

Traiter les demandes du client

Allouer les ressources au sein de l'équipe projet

Définir la rémunération des sous-traitants en amont des prestations

Donner de la visibilité au rôle Ressources commerciales sur les accompagnements qui peuvent faire l'objet dune communication

Organiser les rétrospectives projet [Q]

Faire un debrief sur Asana en fin d'intervention en précisant les axes d'amélioration [ISO]

Transformer en actions concrètes les axes d'amélioration du debrief [ISO]

Cible et cadre le besoin du client [ISO]

Préparer le matériel avant une intervention

Préparer les lieux et installer tout ce qu'il faut pour des interventions fluides

Porter une attention tout au long de l'intervention pour que le déroulé puisse s'enchainer tranquillement

Louer les salles

L'organisme de formation de Semawe

La relation avec le client

La conception de l'accompagnement

Le choix des sous traitants

Le choix éventuel du Co-pilote

Constituer une équipe d'intervention

Accompagnements rédactionnels

Rédiger les articles

Mener les interviews avec les experts

Trouver une illustration pour l'article

Constituer l'équipe d'intervention du séminaire

Préparer le séminaire, son déroulé

Analyser le besoin de l'équipe accompagnée et proposer un séminaire transformant, juste comme le client l'attend

Assurer le lead pendant l'intervention en séminaire

Respecter les horaires convenus

Ajuster le déroulé en temps réel autant et aussi souvent que nécessaire

Licences des outils de vision (Zoom ou autres)

Gérer les abonnements au plus juste des besoins

Apporter de l'aide aux rôles qui le demandent

Tous les registres de gouvernance du cercle

Organiser régulièrement des Réunions de Triage pour le Cercle

Saisir et publier les résultats des Réunions de Triage

Organiser régulièrement des Réunions de Gouvernance pour le Cercle

Saisir et publier les résultats du Processus de Gouvernance du Cercle

Interpréter à la demande la Constitution ainsi que tout ce qui relève et découle de son autorité

Préparer l'interview de l'orateur

Sélectionner les question des participants

Effectuer les tests visio, cadrage, son avec Programme concernés

Communiquer l'enregistrement vidéo au rôle Wahou

Importer les mails des participants dans Mailchimp

Envoyer un mail de remerciement aux participants

Répondre aux emails des participants

Donner du feedback sur les prestations à Chef de projet

Animer des temps qui soient utiles et adaptés pour les clients

Préparer son intervention (logistique, méthode d'animation)

Participer au debrief à la demande de Chef de projet

Produire les éléments nécessaires à l'intervention à la demande de Chef de projet

Communiquer le suivi du temps passé à la demande de Chef de projet

Faciliter les Réunions de Triage régulières du Cercle

Faciliter le Processus de Gouvernance du Cercle

Déclencher de nouvelles élections pour les Rôles élus du Cercle à l'expiration de leur mandat

Vérifier les réunions et les registres d’un Sous-Cercle sur demande et de déclarer une Rupture de Processus s'il en découvre une

Suivi des factures.

La planification des interventions.

Gestion des échanges avec le prestataire.

Dépôt des factures dans Jenji

Chercher à comprendre les Tensions transmises par les leaders de rôles du Cercle

Discerner les Tensions qu'il est approprié de traiter dans le Cercle qui inclus ce Cercle

Traiter les tensions au sein du Cercle le plus large pour supprimer les contraintes qui pèsent sur le Cercle

Proposer un accord relationnel pour ajuster la vie quotidienne

Prix des prestations

Propositions commerciales et devis

Porter une vision de cours, moyen et long terme sur le business de Semawe

Produire des propositions pour les prospects et clients de Semawe

Fournir un flux de travail de qualité à accompagnement

Faciliter les Réunions de Triage régulières du Cercle

Faciliter le Processus de Gouvernance du Cercle

Déclencher de nouvelles élections pour les Rôles élus du Cercle à l'expiration de leur mandat

Vérifier les réunions et les registres d’un Sous-Cercle sur demande et de déclarer une Rupture de Processus s'il en découvre une

les politiques/redevabilités/notes encodées avec [ISO]

Les cartographies sur Lucidchart

Impulser des changements de processus

Proposer des processus explicites d'amélioration continue de la qualité

Traduire la norme en langage Semawe

Accompagner les rôles dans le changement

met à jour la politique qualité chaque semestre

surveille, communique et met à jour les objectifs qualité

communique aux prestataires externes les modifications internes liées au Système de Management de la Qualité

Mettre à jour les cartographies des process sur Lucidchart

Chercher à comprendre les Tensions transmises par les leaders de rôles du Cercle

Discerner les Tensions qu'il est approprié de traiter dans le Cercle qui inclus ce Cercle

Traiter les tensions au sein du Cercle le plus large pour supprimer les contraintes qui pèsent sur le Cercle

Apporter du soutien opérationnel sur des projets du rôle ISO 9001

Accompagner les rôles dans le changement

Traduire la norme en langage Semawe

Contractualisation avec QoQa

Contractualisation avec les co-traitants et sous-traitants

Assurer le suivi global des temps d'intervention

Emettre les factures

Suivre les règlements

Demander les factures aux sous-traitants

Payer les sous-traitants

Soutenir auprès de Holaspirit les évolutions fonctionnelles du logiciel au service de QoQA

Partager une vision de la roadmap fonctionnel du logiciel

Former et accompagner sur l'usage de Holaspirit

Travailler main dans la main Horloger sur les planifications.

Donner de la visibilité à l'ensemble de l'équipe sur la RoadMap de l'accompagnement

Faciliter les processus ou temps demandé par horloger

Aider les membres à avoir une pratique mature d'Asana

Réserver des temps dans son agenda pour grandir dans nos pratiques

Mettre en place une supervision adaptée à sa pratique

Participer à un ou des groupe.s de pair.s

Tenir à jour les invitations aux mêlées dans les agendas

Inviter les membres du cercles aux mêlées quotidiennes

Organiser des échanges de compétences et s'assurer de l’équilibre entre I & S.

Identifier des formations à mutualiser et les planifier.

Identifier les ressources partageables entre I & S et les communiquer au rôle Architecte.

Activer la fonction "Match" !

Activer la fonction "Date" !

Détention des parts sociales de la SCI

Participer aux AGO et AGE

Détenir du capital dans la SCI

Les alertes sur les plateformes de diffusion de marchés publics

Paramétrer les alertes sur les plateforme pertinentes de diffusion de marchés publics.

Traiter au plus tôt possible chaque alerte en provenance des plateformes de diffusion de marchés publics

Renseigner les AO sélectionnés dans le canal slack dédié.

Donner des idées de prospects à contacter et de clients à relancer aux autres Leaders du rôle Vente

Signaler toute nouvelle tendance commerciale au rôle Hermès

Demander une mise en contact Linkedin pour chaque personne avec qui de nouveaux échanges professionnels ont lieu

Rédiger les propositions commerciales

Créer un devis pour toute proposition commerciale

Recueillir le besoin et analyser les demandes des prospects [Q]